スキャナ保存運用における申請期限を過ぎた場合の原本保管について
いつもお世話になっております。
標題の件についてご相談です。
弊社ではスキャナ保存規程における国税関係書類の電子化期限を2ヶ月と概ね7営業日(67日ルール)で定め、それに則った運用を始めようとしております。
弊社のルールとして、システムでの申請自体は可能であるが、別途原本については申請者から管理者へ提出(もしくは管理者が促して回収)してほしいと思っています。そこでマネーフォワードクラウド経費のエラー・アラート設定「申請可能な過去日数」を67日に設定し、それに対しアラートが表示されるような設定にしようとしたところ、アラートの仕様として、申請時にはアラートが表示されますが、承認者の確認時にはアラートが消えてしまい、確認用のアラートとしては機能しないことが分かりました。
スキャナ保存の電子化期限を過ぎた場合の原本保管について、マネーフォワード様や他社様はどのようにして運用されているのでしょうか。そもそもシステムを利用しての申請自体を認めていないのでしょうか?具体的事例・知見がございましたらご教示ください。よろしくお願いいたします。
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yukkeyさま、ご投稿いただきありがとうございます。
マネーフォワード クラウドコンタクトセンターの竹下と申します。
いただいたご質問に、回答可能な範囲でお答えいたします。まず、クラウド経費の締め日アラートについて担当者に確認したところ、締め日アラートについては、未申請の経費明細について経費精算を促すために用意した機能であるため、現在のような仕様になっているということでした。
国税関係書類の電子化期限に対応するアラート対応については、要望として承りたいと思います。
また、スキャナ保存の電子化期限を過ぎた場合の原本保管についても確認しましたが、社内では、お伝えできる情報がない状況でございました。ご要望に添えず申し訳ありません。
引き続き、他の方からのコメントについてもお待ちしたいと思います。
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yukkeyさま、ご返信いただきありがとうございます。
>ということは、マネーフォワード様の社内ではスキャナ保存処理後の原本保管は一切されていないということでしょうか?全ての証憑が期限内に電子化されているということでしょうか?
もちろん、証憑が期限内に電子化できない事例もあるとは思うのですが、事例がないというわけではなく、公開できる情報がない、という意味合いとなります。 わかりづらく申し訳ありません。
また、前回の回答にて経費精算自体を促すための機能である「締め日アラート」について言及していたのですが、
yukkey様は「経費科目」を選択して経費明細登録を行った時に、アラートやエラーを表示することができる設定について言及されていたということですね。
把握できず申し訳ありません。こちらの機能について、用途・目的がよくわかりませんでした。
申請時にアラートを出しても、遅れている事実に変わりがありませんし、エラーにしてしまうと今度は申請できなくなります。「経費科目」にあるアラート・エラー設定は、交通費などの特定の科目について、会社内で早めに申請して欲しい事情などがある場合に、アラートで促したり、申請ができなくすることを想定した機能となります。
次回以降は締め日内に申請してください、ということを促すのでしょうか。
ご認識のとおり、次回以降指定された期日以内に申請すること促すために、活用される場合もございます。ただ、こちらの機能についても原本提出を促す用途としては想定していないため、yukkey様の想定する用途には添えない機能であると思われます。ちなみに、マネーフォワード クラウド経費で電子帳簿保存法機能をご利用の場合は、タイムスタンプは領収書画像アップロード時に付与されています。 そのため、承認者や管理者が要件を満たしているかを確認できれば、原本回収の必要はありません。 もしこちらの活用をまだ行われていない場合には、こちらの運用についてもご検討いただくことで効率化につながる可能性もあります。■Q. 領収書を撮影したら原本は破棄してよいでしょうか? https://biz.moneyforward.com/support/expense/faq/ebq/ebq02.html原本破棄周りの運用詳細については、これまでの業務状況などによっても異なるため、詳しくは税務署や税理士などの専門家にご相談いただければと思います。 -
竹下様、丁寧なご回答ありがとうございます。
>もちろん、証憑が期限内に電子化できない事例もあるとは思うのですが、事例がないというわけではなく、公開できる情報がない、という意味合いとなります。 わかりづらく申し訳ありません。
もちろん、法律に関わるデリケートな情報であることを踏まえた上で申し上げますが
電帳法やインボイス制度などの法律に対応できる、と謳ってシステムを販売している会社として、自社が同じシステムを使って、どのように運用しているのか、というのは積極的に公開していくべきものだと私は思います。難解な法律の解釈が要求される実務において、同じシステムを使って、他社がどうやって運用しているかというのはユーザー目線で一番気になる情報だと思っています。「公開できる情報がない」ではなく「公開できる情報」をもっと収集する努力をしてほしいです。それと、専門家や税務署に聞いても100%正確な答えが返ってくるとも限らない(結構当たる人によって答えが違ったりする)というのが率直な印象です。厳しい意見かと思いますが、ご一考いただけますと幸いでございます。
>ちなみに、マネーフォワード クラウド経費で電子帳簿保存法機能をご利用の場合は、タイムスタンプは領収書画像アップロード時に付与されています。 そのため、承認者や管理者が要件を満たしているかを確認できれば、原本回収の必要はありません。 もしこちらの活用をまだ行われていない場合には、こちらの運用についてもご検討いただくことで効率化につながる可能性もあります。電子帳簿保存法機能については既に利用させていただいており、タイムスタンプの運用も行っています。個別に要件の確認も行っておりますが、期限の要件を満たしていなければ、原本を回収しなければならない、となりますよね。アラートでの対応が難しいとなると、システム内で原本回収が必要な書類を抽出しなければならないかと思いますが、そのためにマネーフォワードクラウド経費上で役に立つ機能があれば、ご教示いただきたいです。
よろしくお願いいたします。
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yukkeyさま、ご返信いただきありがとうございます。
>厳しい意見かと思いますが、ご一考いただけますと幸いでございます。
ご要望に添えず申し訳ありません。
こちらにつきましては、今後の課題とさせていただければと思います。>電子帳簿保存法機能については既に利用させていただいており、タイムスタンプの運用も行っています。個別に要件の確認も行っておりますが、期限の要件を満たしていなければ、原本を回収しなければならない、となりますよね。アラートでの対応が難しいとなると、システム内で原本回収が必要な書類を抽出しなければならないかと思いますが、そのためにマネーフォワードクラウド経費上で役に立つ機能があれば、ご教示いただきたいです。
担当に確認いたしましたが、こちらにつきましても原本回収が必要な書類を抽出することに特化した機能は無い状況でございます。
理由としては、基本的には67日以内に承認者や管理者がアラートやエラー表示を元に要件を確認し、再スキャンして要件を満たすことを想定していることが理由となります。こちらにつきましても、要望として管理させていただければと思います。
ご希望に添えず申し訳ありません。なにとぞよろしくお願いいたします。
参考のため、アラートやエラーメッセージについて説明したガイドをまとめましたので、こちらもご活用いただけますと幸いです。
経費科目のアラートやエラーについては以下となります。
■経費科目ガイド
https://biz.moneyforward.com/support/expense/guide/admin-ex/ex31.html#imp02
■Q. 明細一覧や申請一覧の表示の意味を教えてください https://support.biz.moneyforward.com/expense/faq/ap-faq/icon.htmlなお、スキャナ保存要件のアラート・エラー設定もあり、こちらについては以下となります。
■電子帳簿保存法 https://biz.moneyforward.com/support/expense/guide/e-book/eb32.html#imp02
■解像度要件のチェック https://biz.moneyforward.com/support/expense/guide/e-book/e_doc_process.html#imp04
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